Co powinienem wiedzieć o zlecaniu projektów?

Co warto wiedzieć o zlecaniu projektu graficznego
Zlecanie projektu agencji reklamowej, studiu graficznemu czy grafikowi wydaje się być sprawą stosunkowo łatwą. Teoretycznie nie ma nic prostszego niż krótkie spisanie czego oczekujemy. Ludzie, którym zlecamy pracę to otrzaskani w branży reklamowej profesjonaliści, więc jakoś sobie poradzą. Owszem, zazwyczaj jakoś sobie dają radę: dopytują się mailem, dzwonią lub po prostu ryzykują i robią po swojemu zdając się na swoje doświadczenie. O tym, że zazwyczaj ten czas mogliby poświęcić na wykonywanie samego projektu, klient już nie wie. De facto, stratna na tym jest osoba zlecająca nie agencja.

W tym artykule postaramy się pokrótce opowiedzieć o tym, jakich popularnych błędów należy unikać podczas zlecenia pracy i co powinno być zawarte w dobrze napisanym zleceniu. Wpis ten jest oparty na naszym długoletnim doświadczeniu w branży reklamowej. Widzieliśmy wiele zamówień, dlatego wiemy jak bardzo przejrzystość zlecenia ułatwia pracę. Nie chcemy powiedzieć, że wszystkie zamówienia są złe, ale bazując na swoim doświadczeniu możemy napisać z pełną odpowiedzialnością, iż zdecydowanie większa część zleceń jest co najmniej niepełna, a najczęściej po prostu niejasna.

Jako że w każdej firmie panują inne zwyczaje i wymogi, nie zajmiemy się tutaj formalną kwestią zamówienia. Skupimy się raczej na zawartości merytorycznej zlecenia. Tak aby ułatwić Wam napisanie jak najbardziej przejrzystych wytycznych.

Najbardziej jaskrawym przypadkiem takiego podejścia było zlecenie, jakie jeden z nas otrzymał kilka lat temu. Jego prosta i krótka forma robią wrażenie nawet dzisiaj. Pełna wiadomość brzmiała: „witam, proszę o wykonanie reklamy, pozdrawiam …”. Jakkolwiek niewiarygodne by się to wydawało, takie maile to codzienność we wszelkich agencjach reklamowych i studiach graficznych. Zacznijmy od początku, czyli od fundamentu każdego zlecenia – od określenia wymogów technicznych.

Warunki techniczne

Prawdopodobnie większość specjalistycznych terminów jakimi się posługują drukarnie czy graficy są dla zlecającego projekt mocno niezrozumiałe. Nie ma się czego wstydzić – ludzie, którzy trudnią się projektowaniem graficznym od lat, już dawno wytworzyli swój własny język i używają wiele terminów ułatwiających sobie pracę. Jest jednak jedno małe „ale”. Pomimo tego, że większość tych sformułowań może być dla Ciebie niejasna, tak mimo wszystko powinieneś wiedzieć czego oczekujesz.

Informacja o formacie pracy jest absolutnie niezbędna przy zleceniu projektu. Być może nie wiesz jakiego rozmiaru chcesz np. ulotkę, ale w takim wypadku warto się najpierw skonsultować z grafikiem. Nie wpisuj do zlecenia: „w kwestii formatu zdaję się na Was”. Poszczególne formaty różnie są wyceniane w druku, a agencja zajmująca się Twoim projektem prawdopodobnie nie zna Twojego budżetu. Nie wie też, gdzie będą wykorzystywane takie ulotki. Jeśli masz określony budżet na promocję, a nie chcesz się zajmować wszystkimi detalami, zleć tę akcję w całości agencji reklamowej lub firmie PR. Jeśli jednak sam chcesz się podjąć koordynowania to niestety takie informacje jak format są absolutnie niezbędne.

Przy określaniu formatu czasem trzeba uważać przy materiałach składanych. Jeśli pojawi się prośba o projekt ulotki A5 składanej na pół, to właściwie nie wiadomo o co dokładnie chodzi. Czy A5 składamy do A6, czy A5 jest już końcowym formatem? Jednym słowem najprościej napisać: „ulotka A5 składana do A6”. Może się to wydawać drobnostką, lecz często jest to przyczyną nieporozumień.

Należy także poinformować wykonawcę projektu o innych kwestiach. Jeśli już go wybrałeś (najczęściej będzie to drukarnia), poproś o specyfikację techniczną. Każda firma ma swoje własne metody pracy i wymagania. Tobie te informacje prawdopodobnie nie będą do niczego potrzebne, natomiast projektantowi są niezbędne do wykonania właściwej pracy. Jeśli projekt będzie drukowany w ograniczonej liczbie kolorów, poinformuj o tym twórców. I odwrotnie, jeśli jest możliwość użycia koloru dodatkowego (np. Pantone®) lub zdobienia (lakier UV, Hot Stamping, Cold Stamping itp.) również o tym wspomnij.

Tutaj warto napisać o tym, że czasem pomiędzy drukarnią a studiem graficznym mogą wystąpić pewne napięcia. Im bardziej skomplikowany projekt, tym więcej może być w nim małych pułapek poligraficznych. Jeśli nie jest jasno określone, kto ma przygotować projekt do druku, to prawdopodobnie każda ze stron będzie się od tego odżegnywać. Było nie było, jest to dodatkowa praca. Niektóre drukarnie i agencje reklamowe mają zatrudnionego DTPowca (człowieka odpowiedzialnego za przygotowanie pracy do druku) i nawet się nie zorientujesz, że ktoś taką pracę wykonuje. Natomiast, jeśli ani w drukarni ani w studiu nie ma takiego stanowiska możesz się spodziewać przerzucania odpowiedzialności za tą część pracy.

Jedną z ważniejszych spraw jaka powinna się znaleźć w zleceniu jest harmonogram prowadzonych prac oraz termin ich ostatecznego oddania lub odbioru. Jeśli w zamówieniu umieścisz suchą datę tylko wzmiankując, że jest to termin zakończenia projektu, to dla większości agencji będzie to znak, że do tego dnia mają Ci przysłać wstępne projekty. Dobrze jest określić na kiedy chcesz otrzymać projekty wstępne, ile czasu przewidujesz na korekty, kiedy chcesz otrzymać pliki do druku itd. Jeśli nie chcesz organizować całego harmonogramu prowadzonych prac, wyraźnie zaznacz w zleceniu, że gotowe materiały (lub termin oddania plików do druku) chcesz otrzymać do tego i tego dnia – wtedy agencja zajmie się resztą. Jasne określenie terminu pozwoli uniknąć wielu nieporozumień.

Oczywiście może się pojawić wiele innych kwestii, ale te powyżej wymienione są jednymi z najczęstszych. Jeśli oczekujesz gładko przebiegającej współpracy z agencją reklamową, studiem graficznym czy po prostu grafikiem to uwzględnij powyższe informacje w zleceniu.

To ma pięknie wyglądać

Do tej pory zajęliśmy się jedynie kwestią wymogów technicznych projektu. A co z jego zawartością merytoryczną? Może się wydawać, że skoro zlecamy projekt firmie, w której pracują specjaliści od reklamy, wizerunku czy opakowań, to nie trzeba dokładnie określić oczekiwań związanych z projektem. Wszak Ci ludzie są kreatywni, siedzą w tym biznesie już wiele lat, więc wiedzą co zrobić. Niestety, nic bardziej mylnego!

Aby zacząć od podstaw, trzeba wyraźnie przypomnieć jedną oczywistość. Wszyscy Ci specjaliści nie potrafią czytać w myślach, nie potrafią też przewidywać przyszłości, więc de facto, jeśli im nie powiesz czego oczekujesz, będą zgadywać. Czasem z lepszym skutkiem, czasem z gorszym, niemniej będzie to tylko zgadywanie.

Czasem długo współpracujące ze sobą firmy mogą sobie pozwolić na pewną skrótowość. Jeśli agencja reklamowa przygotowuje reklamy prasowe dla jakieś firmy od wielu lat, to prawdopodobnie już „mniej więcej” wie co ta będzie chciała na tej reklamie umieścić. Nie oznacza to jednak, że nie może dojść do nieporozumień. Warto już od początku współpracy przyzwyczaić się do tego, że za każdym razem podajemy pełny komplet danych odnośnie zawartości projektu.

Fundamentem wszystkich informacji jest komplet tekstów, jakie powinny się znaleźć w gotowym produkcie. Warto wspomnieć, że im bardziej takie teksty będą dopracowane i skończone, tym mniej czasu spędzimy na korektach. W zleceniu powinna być informacja, w jaki sposób chcesz reklamować swój produkt, firmę czy usługę. Dla grafika nie jest problemem przygotowanie reklamy, w której kilogram szynki wieprzowej jest przedstawiony jako nieodzowny element szalonej imprezy, jest podstawą diety każdego mężczyzny, a może po prostu jej obecność jest nieodzowna przy każdym rodzinnym obiedzie. Każdy produkt można „sprzedać” na wiele różnych sposobów. Decyzja w jaki konkretnie, nie powinna należeć do studia graficznego czy grafika. Informacja brzmiąca: „to ma pięknie wyglądać” nie jest żadną informacją. Każda agencja reklamowa pragnie robić piękne projekty, jest to niejako wpisane w istotę jej działalności, więc taka informacja nie mówi w gruncie rzeczy nic.

Być może już przed zleceniem projektu masz w głowie obraz jakiegoś projektu. Nie bój się naszkicować takiego szkieletu i przekazać go projektantowi. Nie można zrobić nic gorszego, niż oczekiwać od wykonawcy projektu, że jakimś cudem wpadnie na ten sam pomysł co Ty i go pięknie zrealizuje. W ten sposób skazujesz na frustrację siebie, bo nie dostajesz tego czego oczekiwałeś i grafika, bo siłą rzeczy efekt jego pracy nie będzie Ci prawdopodobnie odpowiadał. Jeśli na początku pracy klarownie wyjaśnisz czego oczekujesz, dostaniesz wstępne projekty orbitujące wokół Twoich oczekiwań, dzięki czemu dalsza praca będzie przebiegała szybko oraz gładko i co równie ważne przyjemnie.

Zlecając reklamę wyraźnie wskaż, co tak właściwie ma być reklamowane. Jeśli myślisz bardziej o promocji swojej firmy – będziesz chciał iść w kierunku reklamy wizerunkowej. Jeśli chcesz się skupić na jakimś konkretnym produkcie lub usłudze, zwróć na to uwagę projektantowi. Jeśli chcesz promować wszystko po trochu, porozum się w tej sprawie z agencją, może jest jakaś możliwość rozdzielenia takiej reklamy – wszak na przykład jedna ulotka, na której jest umieszczone ogromne logo Twojej firmy, masa produktów i tekstów nie sprawi, że będzie wyglądać atrakcyjnie. Tutaj możesz zdać się na profesjonalistów, aczkolwiek sam powinieneś zdawać sobie sprawę, że brniesz w dosyć ciężki projekt i być może warto przed zleceniem takiej reklamy trochę lepiej ją sobie poukładać.

Myśl do przodu

Jest jeszcze jedna niezwykle ważna sprawa, o której powinni wiedzieć projektanci i którą warto brać pod uwagę przy projektowaniu. Są to: przyszłość i ewentualny rozwój reklamy czy produktu. Wyjaśnijmy to na przykładzie prawdziwego zlecenia na projekt opakowania. Poproszono nas o zaprojektowanie suplementu diety, którego nazwa produktu miała być właściwa dla głównego składnika, czyli nazywała się po prostu „Wapno”. Klient dostał wstępne projekty, wybrał jeden i kontynuowaliśmy nad nim prace aż do momentu akceptacji. Gdy skończyliśmy pracę nad tym zleceniem, dostaliśmy zamówienie na produkt z tej samej linii o nazwie: „Multiwitamina Junior”. Pierwotny layout opracowaliśmy na potrzeby jednego, krótkiego słowa „Wapno”. Natomiast w momencie, gdy w to samo miejsce wstawiliśmy tak długie wyrażenie jak „Multiwitamina Junior”, projekt się całkowicie „posypał”. Klient był nad wyraz niezadowolony, nie rozumiał dlaczego to drugie wyrażenie jest tak małe, podczas gdy w pierwszym pudełku napis „Wapno” był duży i czytelny. Skończyło się to na przeprojektowywaniu pierwotnego layoutu, co wiązało się ze sporą stratą czasu, masą nerwów i nieporozumień. Można było tego uniknąć gdybyśmy wiedzieli, że klient będzie rozszerzał linie swoich produktów, używając długich słów a nawet wyrażeń.

Powyższy przykład pokazuje, jak z pozoru nieistotna informacja może wpłynąć na proces projektowania. Naprawdę warto napomknąć o dalszym losie projektów, jakie są plany wobec nich i w jakich warunkach będą eksponowane.

Podsumowanie

W artykule tym podaliśmy tylko kilka rad w jaki sposób można sobie ułatwić współpracę pomiędzy zleceniodawcą, a wykonawcą projektu. Na pewno pominęliśmy kilka spraw – nie sposób ująć wszystkich możliwych problemów jakie mogą się pojawić. Naszym celem było pokazanie jak ważne jest wzajemne zrozumienie i przewidywanie, że sposób w jaki przekazujemy dane w zleceniu mają wyraźny wpływ na pracę.

Ważne jest też, aby uświadomić sobie, że jeśli nie zadbamy o dobrą współpracę na poziomie zlecenia, nie ucierpi tylko firma go realizująca. Największym poszkodowanym będzie sam projekt, któremu wykonawca nie mógł poświęcić odpowiedniej ilości czasu, bo będzie się zmagał z brakiem wymaganych informacji i cześć swojej energii poświęci na ich zdobywanie.